How to plan and schedule projects with InLoox PM 8

InLoox PM 8 facilitates editing your project planning in a time-saving way. Combine project planning with the work packages for the detailed project planning. Create project groups to overview the deadlines and resource capacity over the projects. Find out more about the features on the InLoox PM Ribbon that allow you to create and edit the planning.

In the project, on the Start tab, click Planning  to open the Planning page. On this page you will find the following features:

• Create and edit an activity  To create a new activity, click on the Edit tab in the Edit group New activity. To edit an already existed activity, select an activity from the planning list. On the Edit tab, in the Edit group click Edit.

  For more information on how to create an activity, see Create and edit an activity.

• Create and edit a milestone  To create a new milestone click New Milestone on the Edit tab, in the Edit group. To edit an already existed one, select a milestone from the planning list and click Edit in the Edit group.

  • For more information on how to create a milestone, see Create and edit a milestone.
  • Use the multi selection for simultaneous editing of the planning elements. Click the first planning element you want to edit and hold the Ctrl key on the keyboard while clicking on all the planning elements you want to edit. Then click Edit on the Edit tab, in the Edit group.
• Remove a planning element  Select the planning element from the planning list you want to remove. On the Edit tab, in the Edit group, click Delete.

• Assign or delete a work package  Select a planning element from the planning list and click New Work Package, in the Edit group, on the Edit tab.
   If you want to delete the work package, click Remove Work Package, in the Edit group.

  

  • A planning element contains now an assigned work package.
  • For more information about work packages in the planning, see Work with the work packages in the planning.
• Create your planning faster  Use the Copy and Paste commands from the Edit group on the Edit tab to copy already existing planning elements and insert them into a new planning. You can edit the newly created elements as you want.
• Change the order of the planning elements  Use the arrows Up and Down in the Arrange group. By clicking on these vertical arrows, you can move the selected item up and down in the list.
• Group the planning elements  Create or dissolve a group by using the arrows Left and Right, in the Arrange group.
  • The selected planning element will be grouped one level below by clicking Right.
  • Click Left to move the selected planning element one group level up.
• Mark a planning element as done  Select an activity or milestone from the planning list, which is finished, and click Done in the Highlight group on the Edit tab.
• Highlight a planning element in the planning list  Select one planning element from the planning list and click Flag in the Highlight group on the Edit tab. Choose one color from the drop-down list.
  Now you can see the selected flag in the planning list next to the element.
  The flag highlights the planning elements only in the list.
• Highlight a planning element in the Gantt chart  Select one planning element from the planning list and click Color in the Highlight group on the Edit tab. Click the color circle to select a user-defined color from the color spectrum. Click the arrow to see a compact pre-selection of standard colors. The planning element will be displayed in the Gantt chart in the selected color.

• Display the important planning elements on the timeline  Select planning elements you need and click Add to timeline, in the Highlight group.

  For more information about this feature, see Mark planning elements for the timeline.

• Synchronize a planning element with Outlook elements  Select one element from the planning list and click Synchronize with in the Action group on the Edit tab. Select either Outlook Task or Outlook Calendar from the drop-down list.
  For more information, see Quick access panels for tasks and calendar, in the InLoox PM elements in the Outlook task list / the Outlook calendar section.

• Create planning snapshot  Record the current state of your Gantt planner at different times. Click Snapshot in the Action group, on the Edit tab.

   For more information, see Snapshot.

• Link quickly planning elements  Select planning elements you want to link and cick Link Automatically, in the Action group. Such type of planning is called waterfall planning.

  You can adjust the constrains between planning elements by clicking dependency in the Gantt chart. For more information, see Create dependencies between planning elements, in the Edit dependencies in the Gantt chart.

• Remove the defined constraints of planning elements   Select from the planning list an element with time constraints and click Remove Constraint in the Action group, on the Edit tab.
  For more information about constraints, see Create dependencies between planning elements.
• Remove the dependency between planning elements  Click Remove Dependency in the Actions group on the Edit tab. The defined dependency will be deleted and you can move the elements as you like. 

• You can undo an action, e.g. if you have accidently deleted one planning element. On the top left Planning page click Undo.
• You can repeat the last action by clicking Redo.

• Planung drucken  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Ansicht schnell zu drucken. Im Dialogfenster Planung drucken im Ribbon n der Gruppe Druckbereich können Sie die Zeitraum sowie Tabelleneinstellungen definieren. Klicken Sie auf Spalten und wählen Sie aus der Dropdownliste die gewünschten spalten für die Druckansicht aus.

   Die ausführliche Beschreibung über die anderen Funktionen finden Sie unter Drucken in der Projektliste.

• Alle erweitern / Alle reduzieren   Klicken Sie auf Alle erweitern, um eine Gliederung zu schließen, oder auf Alle expandieren, um sie detailliert anzuzeigen. So können Sie die Ansicht übersichtlicher machen. Diese Schaltflächen finden Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein.
• Felder auswählen  Diese Funktion dient dazu, Ihre Planungsliste nach wichtigen Daten zu sortieren bzw. zu organisieren. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein auf Felder auswählen.
  • Klicken Sie auf ein Feld im Dialogfenster Felder auswählen, z.B. Fortschritt, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Überschriftenzeile der Planung.
  • Sie können die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld mit der Maustaste zurück in das Dialogfenster ziehen.
• Kritischen Pfad zeigen  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie auf Kritischen Pfad zeigen.
   Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen des Kritischen Pfades.
• Puffer anzeigen  Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie auf Puffer anzeigen, um zu sehen, um wie viele Tage Planungselemente verschoben werden können, ehe sie die geplante Gesamtdauer des Projektes beeinflussen.
• Heute  Klicken Sie auf Heute in der Gruppe Wechseln zu, um auf den heutigen Tag in der Planung zu wechseln. Die Darstellung des Plans wird so positioniert, dass sich die rote Tageslinie im Gantt-Diagramm am linken Rand befindet.
• Anpassen  Klicken Sie auf Anpassen in der Gruppe Zoom, um den Datumsbereich des Gantt-Diagramms anzupassen und alle Planungselemente sehen zu können.
• Ausgewähltes Planungselement anzeigen  Wählen Sie ein Planungselement aus der Planungsliste aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Zoom auf Markierte anzeigen. 
• Zoom Klicken Sie auf Vergrößern oder Verkleinern in der Gruppe Zoom, um die Ansicht des Gantt-Diagramms zu verändern. Die möglichen Intervalle sind Jahre, Quartale, Monate, Wochen, Tage, 12 Stunden und Stunden.
• Sortieren  Sie können festlegen, wie Projekte dargestellt werden - z.B. sortiert nach Name, Gruppe oder Ressourcen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Sortieren nach. In der Dropdownliste wählen Sie ein Kriterium aus, z.B. Ist kritisch.
• Gruppieren  Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Gruppieren nach. Klicken Sie in der Dropdownliste auf den Namen eines Feldes. Die Projektliste wird nach dem ausgewählten Kriterium gruppiert.
   Sie können die Gruppierung löschen, indem Sie auf Ohne in der Dropdownliste Gruppieren nach klicken.
• Filtern  Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Filtern nach. Wählen Sie aus der Dropdownliste das Filterkriterium aus. In der Projektliste werden nur die Planungselemente eingeblendet, die das ausgewählte Kriterium beinhalten, z.B. nur nicht erledigte Elemente.
• Gliederungsebene einsetzen  Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen auf Einrückungsebene. Wählen Sie aus der Dropdownliste die gewünschte Ebene aus, um die Gruppe in der Planungsliste einzuklappen bzw. auszuklappen.

• Ressourcen anzeigen  Klicken Sie auf Ressourcen in der Gruppe Ressourcen, um die Auslastung der Ressourcen zu prüfen.

   Die ausführliche Information über die Ressourcenübersicht finden Sie unter Aufrufen und Verwalten der Ressourcenübersicht.

• Create your planning by using templates  Use a previously saved planning as a template. On the Templates tab, in the Action group, click Import Templates or choose a saved one in the InLoox PM Templates group from the gallery view.
  For more information on templates, see the category Planning templates.
• Save an existing planning as a template in your data or in a gallery view  On the Templates tab in the Export/Import group click Export Template to save a mind map, in order to insert it as a picture or in other format to PowerPoint, Word or in the other project. You can also save the existing planning by clicking Export Template in the InLoox PM Templates group, on the Templates tab.
• Send a planning as a template via email  On the Templates tab, in the Action group, click Send Template by Mail. In the opened email, enter the recipient and additional text if you like and click Send. The planning is already attached to the email.

• Bericht erzeugen  Auf der Registerkarte Berichte in der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen.

• Gespeichertes Bericht laden  Sie können die bereits gespeicherten Berichte aus der Gallerieansicht auswählen. Klicken Sie dafür auf ein Bericht in der Gruppe Berichte.

   Weitere Informationen über Berichte finden Sie unter Erstellen eines Berichts.

• Planungsrichtung ändern Auf der Registerkarte Einstellungen in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Richtung. Wählen Sie aus der Dropdownliste Vorwärts- oder Rückwärtsplanung aus, und setzen Sie Start oder Ende des Projekts ein.
  Weitere Informationen über die Planungsrichtung finden Sie unter Rückwärtsplanung.
• Benachrichtigungen deaktivieren  Auf der Registerkarte Einstellungen in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Keine Benachrichtigungen. Die Ressourcen erhalten dann keine Benachrichtigungen über das Projekt bzw. Änderungen am Projekt.

• Projektgruppe erstellen   Auf der Registerkarte Einstellungen in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Projektgruppe. Diese Funktion hilft Ihnen die Termine und die Ressourcenauslastung der jeweils anderen Projekte berücksichtigen und eine konsistente Gesamtplanung erhalten.

  Mehr Informationen dazu finden Sie unter Projektgruppe erstellen.