Projektmanagement-Software: So finden Sie das richtige PM-Tool
Tipps und Infos rund um das Thema Projektmanagement Software

Projektmanagement-Software umfasst eine große Bandbreite an Softwarelösungen, die Projektplaner, Führungskräfte und Teammitglieder im Projektmanagement unterstützen. Das Spektrum reicht von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu umfassenden Projektmanagement-Suiten, die auf die Steuerung großer Projektlandschaften ausgelegt sind. Auch Standard-Bürosoftware kann Projektteams unterstützen - so werden beispielsweise Tabellenkalkulationsprogramme gerne im Projekt-Controlling eingesetzt.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Projektmanagement-Software definiert wird, wie Sie eine passende Softwarelösung für Ihre Anforderungen finden, was Gesamtlösungen auszeichnet und welche Vorteile eine integrierte Projektsoftware bietet.

Inhalt

1. Was ist Projektmanagement-Software? 
2. Wozu braucht man Projektmanagement-Software?
3. Wie findet man die beste Projektmanagement-Software?
4. Was spricht für eine Gesamtlösung? 
5. Welche Vorteile bietet InLoox Projektmanagement-Software?

1. Was ist Projektmanagement-Software?

Unter dem Begriff Projektmanagement Software versteht man alle Kategorien von Software, die eingesetzt werden, um Führungskräfte, Projektleiter und Teammitglieder bei der Planung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Projekten zu unterstützen.

Manche Produkte decken nur Teilbereiche des Projektmanagements ab (zum Beispiel Terminplanung), während andere Gesamtlösungen darstellen. Folgende Kategorien kann man unter dem Oberbegriff Projektmanagement Software zusammenfassen:

• Planungssoftware (Zeit- und Terminplanung, inkl. Lösungen zur grafischen Visualisierung von Gantt-Charts oder Netzplandiagrammen)
• Ressourcenverwaltungssoftware (zur Planung und Steuerung der Ressourcenauslastung in Projekten, z.T. als Teil eines Enterprise Resource Planning-Systems (ERP))
• Projekt-Portfolio-Management-Software (PPM-Software mit dem Zweck, die wertschöpfungssteigernden und wichtigen Projekte im Unternehmen zu identifizieren)
• Controlling- und Abrechnungssoftware (zur Budgetierung von Projekten und zur Projektabrechnung)
• Dokumentenmanagement-Systeme
• Aufgabenmanagement-Software/Kollaborations-Software
• Software zur besseren Kommunikation in Projektteams
• Standard-Bürosoftware (Textverarbeitungs-, E-Mail und Tabellenkalkulationsprogramme)

Projektmanagement-Gesamtlösungen vereinen mehrere der genannten Teilkategorien in einem Produkt.

2. Wozu braucht man Projektmanagement-Software?

Ein PM-Tool einzuführen wird oft als unnötig angesehen. Schließlich hat es bisher auch ohne geklappt, wozu muss man dann noch eine weitere Software einführen, die dann eventuell von den Mitarbeitern gar nicht genutzt wird?

Je komplexer und anspruchsvoller Projekte werden und je mehr Teammitglieder und Projektbeteiligte (Stakeholder) involviert sind, desto schwieriger ist es den Überblick zu behalten. Hier hilft Ihnen ein solches Tool diese Herausforderungen bei der Projektarbeit zu meistern: 

Besseres Projektmanagement

Eine Projektmanagement-Software unterstützt Projektleiter und Projektteams im gesamten Projektlebenszyklus und in allen Bereichen: 

• Projektplanung: Projektsoftware-Tools überwachen Kosten, Renditen und Termine - so wird Planen und Koordinieren wesentlich einfacher.
• Aufgabenmanagement: Über ein integriertes Aufgabenmanagement weiß jeder stets was wann von wem zu tun ist. 
• Dokumentenmanagement: Projektunterlagen können im virtuellen Projektraum verwaltet werden - damit sorgen Sie mühelos für Ordnung
• Ressourcenmanagement: Verfolgen Sie die Auslaster Ihrer Teams in Echtzeit. So erkennen Sie Engpässe schneller und schaffen eine ausgeglichene Arbeitsauslastung. 

Bessere Kommunikation & Abstimmung

Die erhöhte Komplexität bedeutet, dass man einen enormen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand hat. Eine manuelle Verteilung der wichtigsten Informationen birgt hohe Fehlerrisiken: Es gehen Informationen verloren, weil Sie per E-Mail oder Telefon weitergeleitet wurden, die Informationen gingen an die falsche Person bzw. die Person, die die Information braucht hat diese nicht bekommen. Ein Projekt-Tool kann solche Prozesse automatisieren und bündelt alle relevanten Projektinformationen an einem Ort. Teammitglieder müssen nicht mehr mühsam die Informationen zusammensuchen.

Besserer Überblick & Zeitersparnis

Unternehmen sind in der heutigen Zeit unter enormen Innovations- und Konkurrenzdruck. Neue Produkte sollen in immer kürzeren Zeitabständen herausgebracht werden, gleichzeitig sollen die Kosten so gering wie möglich gehalten werden. Das bedeutet, dass jeder zusätzliche Tag in einem Projekt auch zusätzliche Kosten mit sich bringt. Für Projektleiter bedeutet dies, dass Termintreue die höchste Priorität hat. Eine Projektmanagement-Lösung kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Projekte pünktlich abzuliefern. Dadurch dass bestimmte Prozesse mit einer Projektsoftware automatisiert werden kann, erspart man sich sehr viel Abstimmungsaufwand und administrativen Aufwand. Die Projektmitarbeiter wissen immer genau wer wann was und bis wann erledigen muss. So hat man eine viel höhere Transparenz und vermeidet Doppelarbeiten. Projekt-Tools können auch Budget- und Zeitwarnungen anzeigen, so dass Projektmanager rechtzeitig solche Problemen entgegensteuern können.

3. Wie findet man die beste Projektmanagement-Software?

Viele Projektmanager starten mit einer Web-Recherche, um das passende Projektmanagement-Tool für ihr Unternehmen zu finden. Dabei kann das riesige Angebot auf dem PM-Softwaremarkt durchaus ein bisschen überfordern. Doch wie findet man die richtige Software, die eine professionelle Unterstützung für das gesamte Projektteam bietet?

1. Ist-Zustand analysieren

Bevor mit der Produktrecherche begonnen wird, sollte zunächst der Ist-Zustand evaluiert werden. Wie werden Projekte aktuell im Unternehmen geplant und gesteuert? Welche Abläufe müssen verbessert werden? Wo soll die Software unterstützend eingreifen?

2. Anwender befragen

Die künftigen Anwender sollen dazu eingeladen werden, derzeitige Probleme im Projektmanagement zu formulieren und konkrete Anwendungsfälle zu schildern. Es ist dann Aufgabe der Verantwortlichen, daraus einen konkreten Funktionskatalog abzuleiten. Es empfiehlt sich, die Formulierung eines Anforderungskataloges nicht den künftigen Usern zu überlassen. Auf diesem Weg gelangen Abteilungen nicht selten zu völlig überfrachteten Lösungen. Klären Sie, welche Funktionen Ihr Team wirklich braucht:

• Gantt-Diagramme
• Agiles Projektmanagemen (Kanban-Board, Scrum, Sprints, DevOps etc,)
• To-Do-Listen
• Dokumentenmanagement
• Zeiterfassung
• Budgetverwaltung
• Multiprojektmanagemenet
• Projektportfolio-Management (PPM)
• Integrationen & API (Outlook & andere E-Mail-Clients, SAP, ERP, Salesforce etc.)
• Mobile Apps

3. Technische Voraussetzungen klären

Auch die bereits vorhandene technische Infrastruktur spielt eine wichtige Rolle. Soll die Projektmanagement-Software auf der eigenen Hardware installiert werden (On-Premise) oder ist eine Nutzung in der Cloud möglich? Hier sollte die IT-Abteilung unbedingt ins Boot geholt werden, um die technischen Voraussetzungen und Optionen zu klären.

4. Produktrecherche anstoßen

Erst wenn der Ist-Zustand im Unternehmen von allen Seiten beleuchtet wurde, kann mit einer ersten Produktrecherche begonnen werden. Wenn Sie nach dem Stichwort "Projektmanagement-Software" suchen, finden Sie viele Softwarevergleiche. Die Bewertungen können eine kleine Stütze sein, Sie sollten dabei aber nicht nur nach den Bewertungen anderer Nutzer eine Auswahl treffen. Jedes Unternehmen und jedes Team hat unterschiedliche Anforderungen. Eine Software kann perfekt für die Einen sein, aber unpassend für die Anderen. Bei vielen Portalen können Sie auch nach Funktionen und anderen Kriterien filtern, so dass Sie eine engere Auswahl erhalten. 

5. Software testen

Sobald man drei bis fünf Produkte gefunden hat, die zum Anforderungsprofil passen, sollte man diese anhand kleiner Testprojekte auf die Probe stellen. Diese Phase sollte flankiert werden von einer Präsentation durch die Hersteller (sei es persönlich oder in einem Webinar), so dass man die Produkte und ihre wichtigsten Funktionen kennenlernen kann.

6. Nutzerfreundlichkeit sicherstellen

Häufig wird der Fehler gemacht, dass Projektmanagement-Systeme nur anhand von Funktionalitäten ausgewählt werden. Über den Erfolg der Softwareeinführung entscheidet aber letztlich ganz häufig die Nutzerfreundlichkeit. Ist der Widerstand auf Seiten der Anwender groß, weil sie die Software zu kompliziert finden, verläuft die Einführung nicht selten im Sande. Die Standish Group kommt beispielsweise zu dem Ergebnis, dass 70 Prozent der PM-Softwareeinführungen in Unternehmen scheitern.

7. Implementierungsaufwand definieren

Parallel sollte man erfassen, welchen Implementierungs- und Schulungsaufwand die einzelnen Projektmanagement-Softwarelösungen mit sich bringen. Ab wann kann das gesamte Team produktiv mit der Software arbeiten?

8. Produktliste eingrenzen

Anhand dieser Schritte sollte man die Liste der Produkte, die in Frage kommen, deutlich eingrenzen können. Für die verbliebenen Produkte kann man dann konkrete Angebote einholen. Sollte eine erste Teststellung ergeben, dass keines der Produkte zum Unternehmen passt, kann man jederzeit zu Schritt 4 zurückgehen und mit dem neu gewonnenen Wissen die Recherche nochmals durchführen.

9. Anwenderakzeptanz erhöhen

Wenn die Entscheidung für eine Software gefallen ist, sollte der Fokus darauf liegen, die Akzeptanz der Anwender für das neue Projektmanagement-Tool zu stärken. Die User sollten möglichst schnell erleben, wie die neue Software ihren Arbeitsalltag einfacher macht. Bei großen Projektteams oder einer unternehmensweiten Einführung ist zu empfehlen, Key User zu definieren und diese intensiv im Umgang mit der Software zu schulen. Sie können im Anschluss dann alle anderen Anwender unterstützen.

4. Was spricht für eine Gesamtlösung?

Unterschiedliche Abteilungen haben oft ganz verschiedene Ansprüche an Projektmanagement-Software. Während die Produktion mit festen Terminen und Abhängigkeiten arbeitet, führen Marketing-Abteilungen oft nur eine Aufgabenliste und wollen wissen, wer gerade woran arbeitet und wie die einzelnen Teammitglieder vorankommen. In IT-Teams kommen dagegen mittlerweile häufig agile Methoden zum Einsatz.

Kein Wunder also, dass in Unternehmen oft Insellösungen bestehen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit behindern. Doch kann unter diesen Voraussetzungen überhaupt eine Gesamtlösung für das Projektmanagement im gesamten Unternehmen eingeführt werden?

Eine Lösung für alle Teams und Abteilungen ist wünschenswert, da so einheitliche Standards gesetzt werden und die Zusammenarbeit an Projekten über Abteilungen und Fachbereiche hinweg deutlich erleichtert wird.

Ob dies jedoch möglich ist, hängt von der Projektmanagement-Software selbst ab. Idealerweise lassen sich auf einer Plattform unterschiedliche Vorgehensweisen und Methoden nutzen und auch kombinieren. Den Nutzern wird nicht vorgeschrieben, wie sie ihre Projekte zu planen und steuern haben – sie können selbst entscheiden.

5. Welche Vorteile bietet die InLoox Projektmanagement-Software?

Die Projektmanagement-Software InLoox hilft Einzelanwendern, Teams und verteilten Arbeitsgruppen, ihren Projektalltag effizient zu meistern. InLoox unterstützt sie bei der Planung, Dokumentation, Zeiterfassung und Budgetierung ihrer Projekte. Arbeiten Sie integriert in Microsoft Outlook und in Ihrem Webbrowser und unterwegs auf Ihrem Smartphone - mit InLoox Mobile App. Sie können auch alle drei Möglichkeiten kombinieren.

Vorteile der nahtlosen Integration in Microsoft Outlook

Die nahtlose Integration in Microsoft Outlook bietet von Anfang an klare Vorteile:

• Einfache und vertraute Benutzeroberfläche
• Hohe Akzeptanz bei den Benutzern
• Kurze Einarbeitungszeiten und geringer Schulungsaufwand
• Outlook Kalenderdaten, Aufgaben, Kontakte und Emails lassen sich direkt für das Projektmanagement verwenden
• Umständliche Daten-Synchronisation mit Outlook ist nicht notwendig

 Alle, die nicht mit Microsoft Outlook arbeiten, können mit der Online-Projektsoftware InLoox Web App ihre Projekte webbasiert im Browser steuern.

Vorteile für alle im Unternehmen: Management, Projektmanager und Projektteams

Die InLoox Software-Lösungen sind geeignet für Unternehmen und Teams jeder Größe und aus allen Branchen. Sie bietet Vorteile für Führungskräfte und das Management, Projektmanager und auch Projektmitarbeiter. Erfahren Sie mehr: InLoox Zielgruppe

Alle Projektmanagement-Aufgaben in einer zentralen Plattform

Alle Projektmanagement-Aufgaben sind mit InLoox für Outlook direkt in Microsoft Outlook verfügbar – von der Projektkonzeption mit Hilfe von Mindmaps über Projektplanung, Projektsteuerung, Dokumentenmanagement und Berichtswesen bis hin zur Projektabrechnung können alle Arbeitsschritte in einer zentralen Plattform erledigt werden, die außerdem perfekt für alle Anforderungen an eine gelungene Projektkommunikation gerüstet ist. Erleben Sie die wichtigsten Funktionen von InLoox für Outlook im Überblick in unserem Produktvideo.

Zukunftssichere Technologie

Mehr als 6.000 Kunden und 60.000 Anwender auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern weltweit setzen auf InLoox - in Deutschland nutzen es bereits 20% der Unternehmen im DAX als Standardsoftware zur Projektplanung.

Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zählen zu unseren Kunden. Unterschiedliche Sektoren wie Telekommunikation, Maschinenbau, Elektrotechnik, Banken, produzierendes und verarbeitendes Gewerbe, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Unternehmensberatungen und Agenturen – um nur einige Beispiele zu nennen – setzen täglich auf InLoox als bewährte, solide Lösung für effizientes Projektmanagement.

Namhafte Unternehmen wie AOK plus, AVIS, DB Schenker, das Deutsche Rote Kreuz, ElectronicPartner, Pentax Europe, SEAT, Siemens oder US Airways zählen - unter vielen anderen - zu unseren Kunden. Die Projektmanagement-Software InLoox ist auf die Praxis und den Berufsalltag von Projektmanagern zugeschnitten und wird anhand der Anregungen unserer Kunden permanent weiterentwickelt und passt sich so beständig an die Anforderungen modernen Projektmanagements an.

Umfangreiche Beratung und Supportservice

Es gibt eine Vielzahl von Einsatzszenarien für die Projekt-Software InLoox. Daher können InLoox-Kunden jederzeit auf eine umfassende individuelle Beratung zurückgreifen. Von der Beratung bis zum reibungslosen Start mit InLoox und wann immer Sie Unterstützung benötigen, steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.

Daneben bieten wir außerdem umfassenden und aktuellen Supportservice für die InLoox-Produktreihe. Egal ob sie die InLoox Onlinehilfe nutzen, in der Support-Datenbank Antworten auf häufig gestellte Fragen zu InLoox finden, sich in unseren Video-Anleitungen verschiedene Aspekte der Konfiguration und Nutzung von InLoox ansehen oder über das Online-Ticketsystem Expertenhilfe erhalten - bei Fragen zu InLoox erhalten Sie schnelle und konkrete Hilfe.