Projektmanagement-Software 2023 ▷ Das müssen Sie wissen
Alle wichtigen Fragen einfach beantwortet

Was ist Projektmanagement Software?

Unter dem Begriff Projektmanagement-Software (PMS, Engl.: project management software), versteht man alle Kategorien von Software, die eingesetzt werden, um Führungskräfte, Projektmanager, Abteilungsleitende und Teams bei der Planung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Projekten zu unterstützen. Ein Projektmanagement Tool bietet neben Funktionen zur Projektplanung und Projektdurchführung auch Funktionen zur Auswertung von Projektdaten an. 

Projektmanagement-Software-Lösungen können stark variieren, sodass manche Produkte nur Teilbereiche des Projektmanagements (zum Beispiel Aufgaben-Liste, Terminplanung) abdecken, während andere Gesamtlösungen darstellen.

Kategorien von Projektmanagement Tools

Folgende Kategorien werden oft unter dem Oberbegriff Projektmanagement Software zusammenfassen:

• Planungssoftware (Zeit- und Terminplanung, inkl. Lösungen zur grafischen Visualisierung von Gantt-Charts oder Netzplandiagrammen)
• Ressourcenverwaltungssoftware (zur Planung und Steuerung der Ressourcenauslastung in Projekten, als Teil eines Enterprise Resource Planning-Systems (ERP))
• Projekt-Portfolio-Management-Software (PPM-Software mit dem Zweck, die wertschöpfungssteigernden und wichtigen Projekte im Unternehmen zu identifizieren)
• Controlling- und Abrechnungssoftware (zur Budgetierung von Projekten und zur Projektabrechnung)
• Dokumentenmanagement-Systeme
• Aufgabenmanagement-Software-Lösungen
• Kollaborations-Software besseren Kommunikation in Projektteams
• Standard-Bürosoftware (Textverarbeitungs-, E-Mail und Tabellenkalkulationsprogramme)

Projektmanagement-Gesamtlösungen vereinen mehrere der genannten Teilkategorien in einem Produkt. Sie haben den Vorteil, dass die Nutzer nur eine Anwendung benutzen und nicht zwischen mehreren Software-Lösungen wechseln müssen. Eine Gesamtlösung verhindert dadurch doppelte Datenbestände. Deshalb ist es besonders für Unternehmen sinnvoll, so wenige Teillösungen wie möglich einzusetzen, um Dateninseln zu vermeiden.

Warum brauche ich Projektmanagement-Software?

Der Mehrwert einer Projektmanagement-Software liegt in den Verarbeitungsmöglichkeiten der digital vorhandenen Projektdaten, was bei manuellen Hilfsmitteln wie Papierplänen oder Post-it Kanban-Aufgaben nicht der Fall ist. Dank Projektmanagement-Tools können Projekte ausgewertet und verglichen werden. Für Projektleitende und das Management sind solche Auswertungen wichtig, um festzustellen, ob Projektziele erreicht werden.

Ein Team braucht eine Software für das Projektmanagement, um den Überblick zu behalten und alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Auch wenn es ohne scheinbar gut klappt, zeigt ein Projektmanagement-Tool zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten auf, die den Mitarbeitenden und dem Unternehmen dabei helfen, die angebotenen Produkte und Services schneller auf den Markt zu bringen.

Je komplexer und anspruchsvoller Projekte werden und je mehr Teammitglieder und Projektbeteiligte (Stakeholder) involviert sind, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Hier hilft Ihnen ein Projektmanagement-Tool diese Herausforderungen bei der Projektarbeit zu meistern:

Bessere Planung & klares Projektmanagement

Eine Software für Projektmanagement unterstützt Projektleiter und Projektteams im gesamten Projektlebenszyklus und in allen Bereichen: 

• Projektplanung: Projekt­software-Tools überwachen Kosten, Renditen und Termine - so wird Planen und Koordinieren wesentlich einfacher.
• Aufgabenmanagement: Über ein integriertes Aufgaben­management weiß jeder stets, was wann und von wem zu tun ist. 
• Dokumentenmanagement: Projekt­unterlagen können im virtuellen Projekt­raum verwaltet werden - damit sorgen Sie mühelos für Ordnung.
• Ressourcenmanagement: Verfolgen Sie die Auslastung Ihrer Teams in Echtzeit. So erkennen Sie Eng­pässe schneller und schaffen eine ausgeglichene Arbeits­auslastung. 

Bessere Kommunikation & Abstimmung

Erhöhte Komplexität kann zu einem enormen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand führen. Eine manuelle Verteilung der wichtigsten Informationen birgt hohe Fehlerrisiken: Es gehen Informationen verloren, weil Sie per E-Mail oder Telefon weitergeleitet wurden, die Informationen gingen an die falsche Person bzw. die Person, die die Information braucht, hat diese nicht oder zu spät bekommen.

Ein Projektmanagement-Tool kann solche Prozesse automatisieren und bündelt alle relevanten Projektinformationen an einem Ort. Teammitglieder müssen nicht mehr mühsam die Informationen zusammensuchen. 

Die Zufriedenheit in Teams steigt merklich, wenn unproduktive Abstimmungsmeetings entfallen und die gewonnen Zeit sinnvoll in wichtige Aufgaben investiert werden kann.

Erhöhte Termintreue & schnellere Marktreife

Unternehmen stehen unter einem enormen Innovations- und Konkurrenzdruck. Neue Produkte sollen in immer kürzeren Zeitabständen herausgebracht werden, gleichzeitig sollen die Kosten so gering wie möglich gehalten werden. Das bedeutet, dass jeder zusätzliche Tag in einem Projekt auch zusätzliche Kosten mit sich bringt. Für Projektleiter bedeutet dies, dass Termintreue die höchste Priorität hat.

Projektmanagement-Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihre Projekte pünktlich abzuschließen. Durch die Automatisierung bestimmter Prozesse mit einer Projektsoftware, erspart man sich sehr viel Abstimmungsaufwand und administrativen Aufwand. Die Projektmitarbeiter wissen immer genau wer wann was und bis wann erledigen muss.

So erhöht man die Transparenz und vermeidet Doppelarbeiten. Die besten Projektmanagement-Tools können auch Budget- und Zeitwarnungen anzeigen, sodass Projektmanager rechtzeitig etwaigen Problemen entgegensteuern können. Ziel ist es, durch die digital vorhandenen Projektdaten Aussagen zu gewinnen, die entscheidend dazu beitragen, Produkte oder Dienstleistungen schneller zur Marktreife zu führen. Unternehmen, die so einen Datenschatz zur Verfügung haben sind der Konkurrenz voraus.

Welche Funktionen muss eine gute Projektmanagement-Software haben?

Jede Projektmanagement-Software hat mehr oder weniger umfangreiche Funktionen. Je nach Anwendungsfall reicht vielleicht einem kleinen Unternehmen ein Terminplaner oder ein digitales Tool mit To-Do-Liste. Bei größeren Teams und Projekten spart das Unternehmen langfristig Zeit und Geld mit einer professionellen Plattform, die alle Funktionen beinhaltet, die bei der Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit nötig sind.

Zusammengefasst sind folgende Funktionalitäten essenziell:

• Funktionen zur Projektplanung und Terminierung
• Funktionen zur Aufgabenverwaltung
• Zusammenarbeitsfunktionen
• Ressourcenzuweisung
• Verwaltung von Dokumenten
• Funktionen für Reporting und Controlling

PM-Tools für Planung und Aufgabenverwaltung

Eine der grundlegendsten und wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software ist die Aufgabenverwaltung. Es gibt je nach Tool unterschiedliche Funktionen und Ansichten dafür.

Die bekannteste Form, die jeder aus seinem Alltag kennt, sind To-Do-Listen. Die besten Programme ermöglichen es Ihnen bei jeder Aufgabe Notizen, Grafiken, Dokumente oder Links zu hinterlegen. Weitere projektrelevante Informationen wie die verantwortlichen personellen Ressourcen oder die Deadline sind ebenfalls nützlich.

Die grafische Darstellung aller Daten kann von der einfachen Checkliste oder einem Kalender bis hin zu fortgeschrittenen Möglichkeiten mit einem Kanban-Board oder einem Gantt-Diagramm reichen.

Wichtige Funktionen für Projektplanung und Aufgaben-Management im Überblick:

• Angabe der Projektdaten wie Dauer mit Start/Ende oder Abteilungszuweisung
• Projektrollen mit eindeutiger Personenzuweisung
• Projektstrukturplan im Gantt-Format für Projektphasen und Meilensteine
• Projektstatus und Projektfortschritt
• Aufgaben im Projektkontext im Kanban-Format
• Aufgabenstatus und Aufgabenfortschritt
• Dokumente im Projekt- und Aufgabenkontext ablegen
• Workload-Manager zur effektiven Nutzung der Kapazitäten
• Vorlagen für wiederkehrende Projekte oder Aufgaben

Teamwork und Kommunikation

Ein erfolgreiches Projekt funktioniert nur mit Teamwork und einer klaren, effizienten Kommunikation. Jeder Projektmitarbeiter sollte immer auf dem aktuellen Stand sein. Dafür ist der regelmäßige Austausch wichtig, damit jeder die Prioritäten, den Arbeitsumfang, den Projekt-Status und die Deadlines kennt. Damit das Team nicht in ständigen Status-update-Meetings wertvolle Zeit vergeudet, ist eine Projektmanagement-Software der zentrale Ort um aktuelle Daten zu erhalten. 

Die Projektleitung kann neue Aufgaben oder Änderungen in der Software vornehmen und per automatischer Benachrichtigung an die Mitarbeiter kommunizieren. Dieses Push-Prinzip erspart so manches Meeting und sorgt für einen guten Kommunikationsfluss.

Außerdem haben alle Projektmitarbeitenden jederzeit die Möglichkeit, Echtzeitinformationen zum Projekt oder ihren eigenen Aufgaben selbständig einzuholen. Dieses Informations-Pull-Prinzip unterstützt das selbständige Arbeiten aller Teammitglieder.

Oft wird zur Kommunikation im Unternehmen eines der bekannten Video-Chat-Tools wie Meet, Teams oder Skype eingesetzt. Die beste Projektmanagement-Software hat aber ein Kommunikations-Tool integriert, so dass die Benutzer nicht zu einem anderen Programm wechseln müssen. Der wichtigste Vorteil dabei ist, dass alle Informationen im Projekt- oder Aufgabenkontext direkt im System festgehalten werden und keine wichtigen Daten oder Informationen verloren gehen können.

Wichtige Teamwork-Funktionen:

• Kanban-Board mit klar zugewiesenen Aufgaben
• Kommentare zu Projekten, Aufgaben und Dokumenten
• Darstellung des Status und Fortschritts
• Aufgaben- und Projektbeschreibung
• Push-Benachrichtigungen zu Änderungen im Projekt oder den Aufgaben
• Dokumentenverwaltung im Projekt- und Aufgabenkontext

Dokumentenverwaltung im Aufgaben- & Projekt-Kontext

Zum Teamwork gehört auch die zentrale Speicherung von Daten in einer Cloud oder am unternehmenseigenen Datei-Server.

Hier können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument, einer Tabellenkalkulation oder einer Präsentation arbeiten und in der Projektmanagement-Software z.B. im Projekt für alle zugänglich ablegen oder Aufgaben zuordnen. Die Projektmanagement-Software sammelt alle Dokumente an einem zentralen Ort, so dass es keine unzähligen Kopien einer Datei mehr gibt. Über einen eigenen Cloud-Speicher haben alle entscheidenden Personen Zugriff auf die Dateien und können selbst neue Dokumente mit den Teammitgliedern teilen.

Alle Dateien können je nach Berechtigung geändert oder auch nur mit Kommentaren versehen werden. Wenn Dokumente nicht geändert werden sollen oder nur von bestimmten Personen wie z.B. dem Projektleiter geändert werden dürfen, ist die Vergabe von Zugriffsrechten eine weitere nützliche Funktion.

Eine Alternative dazu ist die Versionierung. Damit kann man anhand der Bearbeitungshistorie sehen, wer das Dokument wann und wie geändert hat. So werden von jedem Dokument automatisch Backups mit früheren Versionen im Archiv erstellt, die bei Bedarf einfach wieder hergestellt werden können.

Eine Suchfunktion hilft beim schnellen Finden von Dateien in umfangreichen Daten-Archiven.

Während die besten Anbieter von Projektmanagement-Plattformen auf eine Gesamtlösung setzen, wird bei einfachen Lösungen eine Extra-Gebühr für die Nutzung eines externen Dienstes von Anbietern wie Amazon AWS, Google Docs oder Microsoft SharePoint^® fällig.

Wichtige Funktionen zur Dokumentenverwaltung:

• eigener zentraler, DSGO-konformer Cloud-Speicher
• automatische Synchronisierung mit der Cloud
• Zugriffsrechteverwaltung
• Dokumenten-Archiv
• Versionierung und Backups
• Suchfunktion

Ressourcen-Management und Controlling

Das Ressourcen-Management umfasst die Nutzung aller verfügbaren Mitarbeiter, Maschinen, Materialien oder Räume. Die Projektleitung verteilt die Aufgaben an die verfügbaren Mitarbeitenden entsprechend ihrer Verfügbarkeit, Qualifikation und Leistung. Sollten sich Änderungen an der Ressourcen- oder Aufgabenlast ergeben, muss die Projektleitung in der Lage sein, kurzfristig umzusteuern, um die Projektziele nicht zu gefährden. Die Mitarbeiter sollten bei optimaler Auslastung weder unterfordert noch überfordert sein.

Eine praktische Funktion einer Projektmanagement-Software ist dabei das Gantt-Diagramm mit Projektphasen, die Vorgänge, Meilensteine und Aufgaben enthalten. Sofern diese Aufgaben Mitarbeitenden zugewiesen sind, kann die Auslastung im Projekt dargestellt werden. Darüber hinaus macht dieser übersichtliche Projektplan den kritischen Pfad, Engpässe und etwaige Planungsfehler sichtbar und ermöglicht ein rechtzeitiges Umplanen der Vorgänge oder Meilensteine.

Wichtige Funktionen für das Ressourcen-Management:

• Ressourcenzuweisung in Aufgaben
• Erfassung der Dauer und des Aufwands in Aufgaben
• Zeiterfassung der Aufwände in Bezug zu Aufgabe, Projektphase oder Projekt
• Auswertungsmöglichkeit der Ressourcenauslastung
• Einfache Ressourcenumverteilung

Reporting und Controlling: Funktionen zur Auswertung

Häufig ist die Projektleitung auch für das Reporting und Controlling des Projekts an das Management oder die Geschäftsleitung zuständig. Die Hauptaufgabe ist es, alle Parameter eines Projekts im Überblick zu behalten und zu kontrollieren (daher der Name), ob das Projekt wie geplant durchgeführt wird. Dazu gehört die Einhaltung von Terminen, Zielen und vor allem Kosten. Die besten Anbieter von Projektmanagement-Software ermöglichen es den Nutzern, individuelle Berichte zu erstellen. So kann sich das Management einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen der aktuellen Projekte verschaffen.

Im Controlling spielt die Integration der Projektmanagement-Software mit anderen unternehmensrelevanten Software-Systemen eine große Rolle. Denn häufig ist es wichtig, die Projektdaten in Bezug zu Budgets mit Daten aus dem Einkauf oder der Buchhaltung zusammenzuführen. Damit die Unternehmensführung klare Datenauswertungen bekommt, sollten Dashboards z.B. Projektmargen oder -kapazitäten mit wenigen Klicks automatisiert darstellen.

Wichtige Funktionalitäten für Reporting und Controlling:

• Zeiterfassung im Projekt- und Aufgabenkontext
• Budgetierung mit Projekt- und Aufgabenbezug
• Standardberichte für Projektstart, -status oder -ende.
• Anpassbare Berichte mit ausgewählten Projektdaten
• Standard-Dashboards für Projektkennzahlen
• Anpassbare Dashboards mit ausgewählten Projektdaten
• Exportfunktion und Druckfunktion von Berichten und Dashboards

Wann brauche ich eine Projektmanagement- Software?

Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag das Gefühl haben, den Durchblick verloren zu haben und nicht klar sagen können, was Sie und Ihr Team wann zum Erreichen der Arbeitsziele tun müssen. Wenn Sie nicht in der Lage sind, schnell alle Informationen für die Erledigung Ihrer Aufgaben parat zu haben. Ein weiterer Indikator ist das mühsame, händische Zusammensuchen von Zahlen für die Auswertung Ihrer Projekte für das Management. Dann ist es Zeit, eine Projektmanagement-Software in Betracht zu ziehen. 

Kurz gesagt, wenn jedes Projekt eine den Verkehr lahmlegende Großbaustelle ist, dann ist es Zeit, eine Projektmanagement-Software in Betracht zu ziehen. 

Wenn Sie folgende Fragen mehrheitlich mit Ja beantworten, ist eine Projektmanagement-Software Teil Ihrer Lösung:

• Bei uns herrscht Chaos, denn jeder macht, was er will.
• Projektmanagement besteht bei uns darin, das zu machen was gerade am dringendsten ist.
• Wir müssen aufhören, die falschen Dinge zu tun, wissen aber nicht, was die richtigen Dinge sind.
• Wir schaffen unser Arbeitspensum gerade so und werden erst kurz vor knapp fertig.
• Abläufe müssen verbessert und visualisiert werden - am besten digital.
• Prozesse müssen optimiert werden, denn wir können Kundenzusagen nicht einhalten.
• Der Konkurrenzdruck wird immer größer und wir wissen nicht, wo wir optimieren können.
• Unsere Auftraggeber erwarten klare Projektpläne und Roadmaps, sonst sind wir raus.

Wann soll ich ein Projektmanagement-Tool einführen?

Der Zeitpunkt für die Einführung einer Projektmanagement-Software ist individuell. Allerdings kann allgemein gesagt werden, dass damit immer ein sogenannter Change-Prozess angestoßen wird. Denn meist geht die Einführung einer Projektmanagement-Software mit der Veränderung von Prozessen und Abläufen einher, die alle Mitarbeitenden im Team, der Abteilung oder dem ganzen Unternehmen betreffen. Da Menschen zunächst Veränderungen skeptisch gegenüberstehen, ist es ratsam, diesen Change-Prozess der PM-Software-Einführung gut zu planen und transparent darzustellen.

Tipp: wenn Sie die Möglichkeit haben, die PM-Software vor Kauf kostenlos zu testen, dann planen sie die Software-Einführung gleich damit. Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe:

1. Sie lernen die Software in einem echten Szenario kennen.
2. Sie haben ohne Mehrkosten die wichtige Grundlage für die erfolgreiche PM-Software-Einführung gelegt.

Ein Testzeitraum von 3-4 Wochen ist dafür ideal.

Welche Vorteile hat eine integrierte Projektmanagement-Software?

Integrationsmöglichkeiten in die bereits vorhandene Software-Umgebung ermöglichen den automatischen Datenaustausch zwischen der Projektmanagement-Software und anderen Anwendungen, die Unternehmensdaten enthalten. Es ist dadurch einfacher, beispielsweise Projektdaten mit Daten aus dem Einkauf oder der Fertigung zu kombinieren und in Dashboards auszuwerten. Diese Daten sind immer aktuell und in Echtzeit abrufbar. Im Gegensatz dazu ist das manuelle Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Software-Applikationen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig, wobei die Aktualität der Daten nicht gewährleistet ist .

Programmierschnittstellen für den automatisierten Datenaustausch

Integrationen werden über sogenannte Schnittstellen programmiert. Das erfordert eine offene Programmierschnittstelle (API - engl.: Application Programming Interface), um den Datentransfer zwischen den Systemen zu ermöglichen. Sogenannte Standard-Integrationen werden von vielen PM-Softwarelösungen mitgeliefert, wie z.B. eine Outlook- oder Gmail-Integration, oder eine Microsoft Project Integration zum Import von Projektplänen. Viele Hersteller von Projektmanagement-Software bieten eine offene API an und arbeiten aktiv mit den Nutzern zusammen, um individuelle Schnittstellen, die auf die Bedürfnisse des einzelnen Kunden zugeschnitten sind, zu realisieren. Das kann z. B. eine Schnittstelle für den Datenaustausch zu ERP-Systemen wie SAP sein. 

Vorteil: Controlling und Forecasting für das Management

Der größte Vorteil, den eine integrierte Projektmanagement-Software bietet, kommt dem Unternehmensmanagement zu gute: Projektdaten können Unternehmensdaten so ergänzen, dass über das Projektcontrolling auch Aussagen für die Zukunft getroffen werden können. Das geschieht, wenn beispielsweise aus den abgewickelten Projekten eines Jahres klar ersichtlich wird, wo die Margen am größten sind oder welche Produkte und Services am besten verkauft wurden. Die Budgetdaten aus den Projekten können dann noch mit den Budgetdaten aus anderen Programmen angereichert und ausgewertet werden. Somit können informierte Entscheidungen für die Ausrichtung der Unternehmensstrategie getroffen werden

Projektdaten & Business Intelligence

Um die Projekte im Projektportfolio zusammen mit den anderen Unternehmensdaten zu visualisieren, bieten sich sogenannte Business Intelligence Programme wie z. B. Microsoft Power BI^®. Die besten Projektmanagement Tools bieten einen sogenannten Connector an, damit Datenauswertungen automatisiert und reibungslos durchgeführt werden können.

Vorteil: Bedienkomfort erhöht Nutzer-Akzeptanz

Die Vorteile einer PM-Software mit Integrationsmöglichkeiten können auch in einer einfacheren Benutzbarkeit liegen, was dazu führt, dass die Projektplaner --Software besser akzeptiert und wirklich verwendet wird. Wenn beispielsweise die Auftragserteilung in einem Unternehmen per E-Mail erfolgt, ist eine Integration der PM-Software in das E-Mail-Programm (z. B. Microsoft Outlook®) sinnvoll. Damit kann aus der E-Mail ein Projektantrag erstellt werden, der alle wichtigen Informationen aus der E-Mail als Projektbeschreibung enthält. Die Integration verringert den Aufwand, ein Projekt anzulegen und verkürzt den Prozess, was Nutzer dazu motiviert, die Projektmanagement-Software zu verwenden.

Projektinformationen im Posteingang

Die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus: projektrelevante Informationen kommen per E-Mail. Projektmitarbeitende versuchen sich im E-Mail-Programm, z. B. in Outlook, zu organisieren, stoßen aber schnell an Grenzen. Mit einer Integration des Projektmanagement Tools im Posteingang können sie die Informationsflut managen und - viel wichtiger - einfach und komfortabel in den Projektkontext setzen.

Informationen sind nun da, wo sie sein sollen: im Projekt als Aufgabe oder Dokument abgelegt. Diese Informationen sind nun für das Projektteam jederzeit verfügbar. Ein E-Mail-Ping-Pong ist nicht mehr notwendig, um aktuelle Dokumente oder Aufgabenanweisungen zu erhalten.

Ist eine kostenlose Projektmanagement-Software ausreichend?

Kurze Antwort: Nein. Denn kostenlose Anwendungen haben zu wenige Funktionen für Teams, haben eine begrenzte Kapazität an Projekten, sehr geringen Basisspeicher oder sind nur für 1-5 Personen zugelassen. Häufig erhalten Nutzer einer kostenlosen PM-Software nur eingeschränkten Support, meistens nicht einmal auf Deutsch, und haben keinen Zugriff auf weitere Ressourcen wie Vorlagen und kostenlose Events.

Eine kostenlose Projektmanagement-Software unterstützt ein Team unter Umständen unzureichend, weil ab einer gewissen Komplexität umfangreiche Funktionen und Workflows notwendig sind, um effektiv zu arbeiten.

Jedoch haben kostenlose Projektmanagement-Tools den Vorteil, dass bei null Kosten getestet werden kann, wie sich eine Digitalisierung des Projektmanagements auswirken kann. Das ist auch der Grund, warum viele PM-Software-Hersteller eine kostenlose Test-Version anbieten - Sie haben die Möglichkeit ohne finanziellen Druck auszuprobieren, ob die Software zu Ihnen passt.

Kommt eine Open Source Lösung in Frage?

Unter dem Begriff Open-Source Software versteht man Computer Software, deren Quellcode von Dritten eingesehen und geändert werden kann. Eine Open-Source Projektmanagement Software ist in der Regel billiger oder sogar kostenlos. Die Kosteneinsparungen beginnen bei der Anschaffung, erstrecken sich aber auch auf Bereitstellung, Support und Wartung. Die Herausforderung besteht darin, für diese Entwicklung und den Support im Unternehmen qualifizierte Mitarbeitende zu haben. Oder es findet sich ein qualifizierter externer Dienstleister, der Expertise in der Anpassung, Wartung und dem Support der jeweiligen Open-Source Lösung hat.

Eine hybride Form ist die lizensierte Open Source Software. Hier bezahlen Unternehmen den Quellcode, jedoch werden intern Mitarbeitende geschult, um die Anpassungen etc. durchführen zu können, oder es wird ebenfalls ein externer Dienstleister damit beauftragt. 

Der Aufwand kann sich schnell nicht mehr rechnen bzw. besteht das Risiko, dass das Know-how zur Open-Source Lösung verloren geht. Dies geschieht, sobald die zuständigen Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen oder der externe Dienstleister aus verschiedensten Gründen die Leistung nicht mehr erbringen kann.

Was spricht für eine Gesamtlösung?

Unterschiedliche Abteilungen haben oft ganz verschiedene Ansprüche an Software für Projektmanagement. Während die Produktion mit festen Terminen und Abhängigkeiten arbeitet, führen Marketing-Abteilungen oft nur eine Aufgabenliste und wollen wissen, wer gerade woran arbeitet und wie die einzelnen Teammitglieder vorankommen. Für IT-Teams ist es wichtig, Zusammenhänge zwischen einzelnen Phasen oder Implementierungszyklen darzustellen.

Kein Wunder also, dass in Unternehmen oft Insellösungen bestehen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit behindern. Doch kann unter diesen Voraussetzungen eine Gesamtlösung für das Projektmanagement im Unternehmen eingeführt werden?

Eine Lösung für alle Teams und Abteilungen ist wünschenswert, da so einheitliche Standards gesetzt werden und die Zusammenarbeit an Projekten über Abteilungen und Fachbereiche hinweg deutlich erleichtert wird.

Ob dies jedoch möglich ist, hängt von der Software für Projektmanagement selbst ab. Idealerweise lassen sich auf einer Plattform unterschiedliche Vorgehensweisen und Methoden nutzen und auch kombinieren. Den Nutzern wird nicht vorgeschrieben, wie sie ihre Projekte zu planen und steuern haben – sie können selbst entscheiden. Denn oft ist es für Teams völlig ausreichend, Projekte ohne ein Gantt-Chart sondern nur über Aufgaben im Kanban-Board zu steuern. Wenn es jedoch darum geht komplexe Abhängigkeiten zwischen Projektphasen oder ganzen Projekten abzubilden, ist eine detaillierte Phasenplanung unabdingbar. Diese Flexibilität sollte eine passende PM-Software ermöglichen.