Flexibility and integration


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Offline-Verfügbarkeit für InLoox PM Enterprise und InLoox now! Nutzer


Wichtig Voraussetzung für das Offline-Arbeiten ist ein InLoox PM Enterprise Server bzw. ein InLoox now! Konto.

Ab InLoox 10 können Sie auch Offline bzw. internet-unabhängig auf Ihre Projektdaten zugreifen. Sobald InLoox wieder eine Verbindung zur Datenbank (InLoox PM Enterprise Server) bzw. zur Cloud (InLoox now!) herstellt, werden die Daten automatisch synchronisiert. Es gilt das Last-Update-Wins-Prinzip, d.h. die letzte Änderung wird als aktueller Datensatz gespeichert. Ob bei Bearbeitungskonflikten die Daten des InLoox PM Servers bzw. der InLoox now! Daten-Cloud oder jene Daten des Clients priorisiert werden, stellen Sie in den InLoox Optionen für alle Nutzer ein. Lesen Sie hier nach, wie Sie vorgehen können.

Es wird nicht die gesamte Datenbank lokal auf dem Gerät des Nutzers zwischengespeichert, sondern es werden nur die Daten auf die der Nutzer berechtigt ist gespeichert. Beispiel: Es gibt 100 Projekte, Sie haben aber nur Berechtigungen auf 20 Projekte (Lese- und Schreiberechte), dann werden auch nur die Daten dieser 20 Projekte bei der Synchronisation zwischengespeichert.

Für InLoox PM Nutzer:

Bei der Synchronisation holt bzw. schreibt InLoox Daten nicht direkt von/auf die SQL-Datenbank, sondern der Outlook-Client kommuniziert mit InLoox Web App. Die Web App muss dabei nur installiert sein, Sie müssen aber keine Web User oder Universal User Lizenzen besitzen. Wichtig ist nur, dass Sie einen InLoox PM Enterprise Server haben und den Web App Server installiert haben. Im Whitepaper zur InLoox PM Server Installation lesen Sie nach, wie Sie den Web App Server installieren.

 

So aktivieren Sie Offline-Verfügbarkeit

  1. Klicken Sie in Outlook auf Datei
  2. Klicken Sie auf InLoox PM bzw. InLoox now
  3. Unter Tools für die Arbeit mit InLoox PM/now klicken Sie auf Offline arbeiten

    Offline arbeiten

  4. Die Offlineverwendung wird vorbereitet

    Offline arbeiten

  5. Um den Fortschritt der Synchronisation mitzuverfolgen, doppelklicken Sie in der Symbolleiste von Windows auf dieses Symbol Offline arbeiten und es öffnet sich das Synchronisationsfenster

    InLoox Hilfe: Offline arbeiten

  6. Sobald alle Einträge synchronisiert wurden, klicken Sie auf Fertigstellen um das Fenster zu schließen. Die Synchronisation läuft im Hintergrund und Sie können normal in InLoox weiterarbeiten.

Tipp Um zu überprüfen, ob die Offline-Verfügbarkeit aktiviert ist, klicken Sie auf Datei >> InLoox PM/now. Wenn die Funktion aktiv ist, dann steht unter nter Kontoinformationen neben dem Kontonamen offline verfügbar.

Offline arbeiten

Einstellung der Konfliktbehandlung

Wichtig Diese Einstellung nehmen Sie in den InLoox Optionen vor. Dafür benötigen Sie Administrator-Rechte.

Standardmäßig werden bei Bearbeitungskonflikten während der Synchronisierung von Online- und Offline-Dateneingaben die Client-seitigen Änderungen bevorzugt. Diese Default-Einstellung können Sie in den InLoox Optionen unter Allgemein >> Konfliktbehandlung ändern.

Offline-Verfügbarkeit: Konfliktbehandlung

Server gewinnt: Wählen Sie diese Einstellung, wenn die vorhandenen Daten auf Ihrem InLoox PM Server oder in der InLoox now! Cloud priorisiert werden sollen. Wenn bei der Synchronisierung Änderungen an der selben Datenzeile festgestellt werden, werden die Daten aus dem Client NICHT in der Datenbank bzw. der Cloud übernommen.

Client gewinnt: Wählen Sie diese Einstellung, wenn im Falle eines Bearbeitungskonflikt der selben Datenzeile die Änderungen vom Client bei der Synchronisierung in der Datenbank bzw. der Cloud übernommen werden sollen. 

Client gewinnt (Ausnahme: Server gewinnt bei Konflikten mit Ressourcenzuordnung für Aufgaben): In diesem Fall werden bei Bearbeitungskonflikten alle Daten des Clients übernommen, außer jenen in der Datenzeile "Ressource" in Aufgaben. D. h. die Ressourcen-Zuweisung von Aufgaben kann vom Client nicht geändert werden, der Status der Aufgabe und andere Daten jedoch schon.

Ereignisprotokoll anzeigen

Wenn bei der Synchronisierung Fehler auftauchen, wird das in einem InLoox Benachrichtigungs-Fenster angezeigt. Klicken Sie darauf, öffnet sich das Ereignisprotokoll und zeigt die Fehler an. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren Administrator oder IT-Verantwortlichen, um sicher zu stellen, dass eine Verbindung zum InLoox PM Server bzw. der InLoox now! Cloud hergestellt werden kann. Sollten Sie technischen Support benötigen, schicken Sie bitte ein Ticket über die InLoox Webseite oder wenden Sie sich an Ihren InLoox Ansprechpartner.

Zwischen InLoox now! Konten wechseln


InLoox now! Nutzer mit zwei oder mehr Konten können ganz einfach zwischen Ihren Konten wechseln. Das ermöglicht das parallele Arbeiten in verschiedenen Projekträumen (=Projekt-Datensätze/-Datenbank), z.B. Projektraum der Geschäftsleitung und Projektraum der Mitarbeiter.

Wichtig Sie müssen für beide Projekträume dieselben Anmeldedaten benutzen, d.h. die gleiche E-Mail-Adresse und das gleiche Passwort.

Folgen Sie diesen Schritten, um zwischen Ihren Konten zu wechseln:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei
  2. Klicken Sie auf InLoox now/PM
  3. Unter Kontoinformationen unter Weitere Konten können Sie im Dropdown-Menü den jeweiligen Projektraum auswählen

    InLoox Hilfe: Zwischen InLoox now! Konten wechseln

Einfache Anmeldung mit Microsoft Office 365


Wenn Sie ein Office 365 Business Konto haben, können Sie sich bei InLoox now! einfach mit der gleichen Authentifizierung anmelden, ohne dafür extra eine Authentifizierung in den InLoox für Outlook Optionen einzurichten. Dazu wählen Sie im Anmeldedialogfenster einfach die Option „Mit Office 365 Konto anmelden“ aus und geben Ihre Anmeldedaten ein.

InLoox Hilfe: Anmeldung mit Office 365 Daten

Schnellverbuchung mit der Ein-Klick-Funktion


Sie können nun mit nur einem Klick E-Mails in einem oder mehreren InLoox-Projekten ablegen  – direkt aus Ihrem E-Mail-Vorschaufenster heraus. Die Schnellverbuchungsleiste zeigt Ihnen dabei Ihre zuletzt bearbeiteten Projekte an.

InLoox Hilfe: Schnellverbuchung

Sie können eine E-Mail natürlich auch gleichzeitig als Aufgabe und als Dokument ablegen.

Sie erkennen an der blauen Leiste über der E-Mail, ob die E-Mail als Aufgabe oder Dokument (oder beides) zu einem Projekt hinzugefügt wurde. Klicken Sie einfach auf den Projektnamen oder auf die Symbole, dann öffnet sich das Kanban-Board oder der Dokumentenbereich des Projekts in dem die E-Mail abgelegt wurde.

InLoox Hilfe: Schnellverbuchung

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